ARTIKEL ICW

e-Mail Filtering

Pernahkah anda (atau mendengar orang lain) mengeluh: "Mailbox saya penuh..., numpuk seabreg-abreg... amburadul... kalau mau cari surat penting susah setengah mati... kalau mau dihapus ada rasa bersalah dan takut jangan-jangan ada surat penting ikut kebuang. Gimana nih...?"

Bagi anda yang hanya menerima 1-10 email setiap hari mungkin hal ini tidak akan begitu terasa. Tapi bagi anda yang suka mengikuti banyak milis pasti ini adalah masalah yang anda rasakan. Selang beberapa waktu, memang dapat dipastikan para netter akan menemui folder atau mailbox-nya penuh dengan puluhan bahkan ratusan e-mail. Bisa dibayangkan betapa susahnya mengingat-ingat mana surat-surat yang penting dan mana yang tidak, mana yangperlu dibaca dan mana yang tidak, dan seterusnya ...

Nah, salah satu cara sederhana yang dapat dipakai untuk mengatasi hal ini adalah dengan mengaktifkan fasilitas "E-mail Filtering" yang dimiliki oleh program e-mail yang anda gunakan. Dengan alat ini anda dapat menyaring surat-surat anda secara otomatis dan menempatan surat-surat tersebut ke tempat yang telah anda tentukan sebelumnya. Fasilitas filter ini dimiliki oleh hampir semua jenis program e-mail yang beredar. Di antaranya adalah: Pegasus Mail, Eudora Pro, Pronto Mail, Netscape Messenger, Outlook Express (OE), dan lain-lain.

Hal yang harus anda lakukan adalah lebih dahulu menentukan jenis- jenis surat menurut "header"-nya (from, subject, reply to, dll.), lalu buatlah mailbox sesuai dengan kategori surat yang anda inginkan. Kemudian gunakan fasilitas filter dengan menentukan kriteria (syarat) untuk memicu diaktifkannya filter tersebut.

Sebagai contoh, ada ingin menyaring surat-surat ICW dari surat- surat yang lain yang lain. Buatlah lebih dahulu mailbox khusus untuk ICW, misalnya "99ICW". Kemudian cari bagian untuk meng-edit filter tersebut. (OE: ToolsMessage RulesMail; Pegasus: Tools Mail Filtering RulesEdit/Create Rules; dan seterusnya). Definisikan syarat untuk mengaktifkan filter, misalnya, surat dengan header "Subject: ICW" dikenai action "move" ke folder "99ICW", surat dengan header "Reply-to: saya(at)aku.com" dikenai action "move" ke folder "AKU", dan seterusnya ...

Pengaktifan filter-filter tersebut bergantung pada jenis program email dan setting yang anda tentukan. Ada setting yang mengharuskan filter diaktifkan sementara proses download email, ada pula yang harus diaktifkan secara manual, dan lain sebagainya.

Dengan sistem filterisasi ada beberapa keuntungan yang anda peroleh, antara lain:

• Folder atau mailbox lebih terstrukur sehingga mempermudah dalam proses mencari suatu surat (bayangkan jika semua surat berada dalam satu folder saja).
• Hemat waktu. Surat-surat yang sudah difilter dapat ditemukan secara lebih cepat pada tempat-tempat yang telah ditentukan.
• Backup lebih mudah. Mailbox atau folder tempat menampung email dapat di-backup secara berkala dengan lebih mudah.
• Belajar selektif. Tidak perlu semua surat harus dibaca saat anda menerimanya. Anda perlu belajar memutuskan penting tidaknya surat yang anda terima (dapat dilihat melalui pengirim, atau melalui subjectnya.
• Selain memilah, diperlukan juga kemampuan membaca cepat. Tidak semua surat perlu dibaca setiap katanya karena dari lokasi surat tsb anda sudah mendapat gambaran sedikit mengenai isi suratnya.
• Dan lain-lain ...

Filter sebenarnya tidak hanya digunakan untuk klasifikasi atau penyaringan email saja namun banyak pula fungsi-fungsi filter yang lain. Diantaranya adalah: reply dan forward otomatis, menjalankan list, security dan maintain folder/mailbox dan lain-lain. Masing- masing program email yang ada memiliki kriteria-kriteria filter yang berbeda-beda dan mempunyai keuntungan serta kelemahan sendiri- sendiri pula.

Demikian akhir dari tulisan ini. Semoga dapat membantu para netter dalam menangani email-email mereka.

Dari berbagai sumber /en/an