ARTIKEL ICW

10 Saran Bersopan-Santun dalam Ber-Email (Zoran Todorovich)

Bagi sebagian besar orang, email tampaknya menjadi rahmat sekaligus bencana. Email dapat menghemat biaya komunikasi, terutama pada orang-orang yang jarang berhubungan dengan kita. Namun, dapat membuat kita menderita dengan menerima banjir "spam email". Tidak banyak yang bisa kita lakukan untuk menghadapi para "spammers" ini kecuali terus-menerus melaporkannya pada "network administrator" kita. Bagaimanapun, dalam melakukan korespondensi pribadi, kita seyogyanya tetap bersopan-santun untuk menjaga hubungan baik. Berikut 10 saran bersopan-santun dalam ber-email ria.

1. Benahi susunan email "forwards" anda. Bila anda ingin memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, maka luangkan sedikit waktu anda untuk menghapus tanda ">" atau ">>" yang biasanya muncul.

2. Gantilah "Subject" atau judul email bila topik pembicaraan anda berubah. Seringkali setelah saling bertukar email beberapa kali, topik pembicaraan berubah dari aslinya, namun "Subject" atau judul email belum juga diganti. Akan jauh lebih mudah untuk melacak email yang masuk bila "Subject" disesuaikan dan dapat mencerminkan isi email yang sedang anda tulis.

3. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu. Beberapa program email secara otomatis memunculkan isi email yang terdahulu bila anda sedang membalas/mereplynya. Ada baiknya anda menghapus pesan tersebut dan hanya tinggalkan pesan yang benar-benar anda anggap perlu.

4. Jangan teruskan surat berantai. Anda tentu merasa terganggu dan jengkel bila seseorang mengirimi anda sebuah email tentang humor atau cerita-cerita, kemudian meminta anda untuk meneruskannya dengan segera pada 10 teman anda yang lain, atau bila tidak maka anda akan ketiban sial. Mengapa anda juga bermaksud mengganggu dan membuat orang lain jengkel bila anda meneruskan email semacam ini? Hapus saja dengan menekan tombol "delete".

5. Hormati privacy orang lain. Ini termasuk juga alamat email mereka. Bila anda sedang mengirim email ke sejumlah orang yang mungkin satu-sama-lain tidak saling mengenal, gunakan "bcc" atau "blind carbon copy " agar alamat-alamat email mereka tidak saling diketahui. Bila anda mudah mengirim email ke banyak alamat sekaligus tanpa mempertimbangkan saran ini, maka bersiap- siaplah untuk dikomplain karena mereka menerima *spam*.

6. Jangan melakukan SPAM. Mungkin saja anda tidak sengaja melakukan nya, tetapi banyak orang tidak menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat email yang mereka dapat dari "forwarded email", kemudian menggunakannya tanpa permisi, ini termasuk bentuk spam.

7. Jangan berteriak-teriak. Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol "Caps Lock") dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan. Orang mungkin menganggap anda sebagai pengguna internet yang tidak baik, atau tidak sopan sama sekali.

8. Jangan mudah "terbakar", over-reaksi, atau terburu-buru menghapus suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan baik. Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita merespon atas sesuatu email yang membuat kita marah. Begitu juga dengan beremail ria. Bila anda merasa dipenuhi dengan emosi yang kuat, kemudian menulis balasan dengan emosional pula, maka sebaiknya jangan buru-buru anda kirim email tersebut. Simpanlah dulu dalam "draft folder" selama beberapa hari untuk dibaca ulang. Banyak persahabatan yang hancur gara-gara terburu-buru menanggapi suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan bijaksana.

9. Bersabarlah dalam menunggu "reply". Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet. Mereka mungkin tidak membalas email anda dengan segera. Masih banyak orang yang men-cek email mereka cuma seminggu sekali.

10. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang anda anggap lucu. Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih.

Jangan lupa: Luangkan waktu juga untuk memikirkan apa yang kita forwardkan dan kepada siapa kita mem-forwardkan suatu email. Tidak semua orang setuju atau suka dengan materi yang kita forwardkan. Untuk orang-orang tertentu, subyek-subyek tertentu (yang kita anggap lucu dan menarik atau ringan) bisa jadi sangat sensitif dan serius!!

Sumber: Pesan SAAT
(diadaptasi dari The Top 10 E-mail Courtesy Suggestions, Zoran)